Puede que al llevar a cabo una factura nos equivoquemos en alguno de los datos y, para estos casos, están las facturas rectificativas. Si te percatas del error en la factura, ¡perfecto!, crea una factura rectificativa y todo arreglado. Pero, ¿y si no te percatas que la factura es errónea y haces la contabilidad y presentas impuestos con una o numerosas facturas incorrectas?
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¿Qué pasa cuando emito una factura con errores?
Equivocarnos en nuestras facturas es un acto que no debemos pasar por los problemas que puede conllevar. Si no somos profesionales en facturación ni en materia tributaria, por esto, existe el perfil del administrador, que es el profesional que tiene como función supervisar que toda la facturación del negocio sea precisa, hace la contabilidad del negocio y rellena y muestra todos los documentos obligatorios para la compañía se encuentra al frente tanto de de la Gestión de las facturas, como de los modelos tributarios.
Advertido esto, veremos qué es una factura rectificativa y cómo se hace.
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es un tipo de factura que reemplaza a una factura en la que hayamos cometido un error o que no tiene dentro todos los datos que debería. Por esto, debemos señalar en la misma factura, que se trata de una factura rectificativa, de esta forma como señalar a qué factura ordinaria o completa corresponde, lo que es igual, la factura que está corrigiendo.
¿Cuándo debo expedir una factura rectificativa?
Al tratarse de una forma exclusiva de factura que soluciona o agrega algún apunte de una factura ordinaria, tienes que hacer una factura rectificativa en el mismo instante en que te des cuenta que has cometido un error en una factura. Mientras que no haya pasado 4 años desde la fecha del devengo de la misma, puesto que superado este período, por el momento no será necesario emitir una factura rectificativa.
Es considerable tener toda tu facturación en orden para lograr entregar los modelos tributarios cada tres meses y los del resumen anual sin fallos. Tener un asesor es la exclusiva forma de confirmarnos que nuestra facturación y los modelos tributarios están hechos de manera correcta. Confiar nuestras cuentas a un profesional impide fallos en nuestra contabilidad y sanciones.
Por lo que queremos recordarte que nuestro equipo esta a tu entera disposición y que nuestra primera consulta es de forma gratuita.
Circunstancias en las que puedes y debes realizar una factura rectificativa
Existen diferentes ocasiones en las que tienes que corregir o cambiar aquello definido en una factura. Por esto, tienes que hacer una factura rectificativa que corrija el contenido. Las situaciones frecuentes en las que tienes que llevar a cabo una factura rectificativa son las siguientes:
- Te equivocas de cliente a quién facturar la factura o en los datos del cliente
- Cometes algún error en el criterio
- Aplicas el tipo impositivo indebido, como el IVA o el IRPF
- Se omite alguna información importante que debería manifestarse en la factura como, entre otras cosas, la fecha de vencimiento (que puede ser importante a la hora de realizar cálculos en tu facturación)
¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Otros modelos de factura
Los pasos para hacer una factura rectificativa con cualquier programa de facturación en linea son muy simples. Desde nuestro equipo queremos recordarte que es muy importante que contrates uno de estos programas, puesto que es una inversión muy pequeña en dinero y que te va ahorra muchos dolores de cabeza.
Ten presente que, para costos, las facturas que recibes son las que te ofrece tu proveedor, por lo cual, si es erróneo, no puedes modificarlo salvo que el proveedor te dé una factura rectificativa con la información precisa.
Datos obligatorios de la factura rectificativa
De la misma manera que una factura ordinaria, la factura rectificativa debe llevar una secuencia de datos obligatorios. Antes que nada, y lo de mayor relevancia, debemos recalcar que lo que vamos a emitir o expedir se trata de una factura rectificativa.
El contenido de la factura es el mismo que el de una factura ordinaria:
- Numeración: Hablamos de un campo peculiar que observaremos después.
- Fecha de emisión, la fecha en la cual se emite la factura original. Lo que es igual, aquella fecha en la que se emitió la factura que se está sustituyendo.
- Fecha de vencimiento, considerable para comprender el estado de la factura.
- Información fiscal del emisor: Tu designación popular completa, el NIF y el domicilio popular.
- Información fiscal del receptor: La designación popular completa, el NIF y el domicilio popular de tu cliente.
- Concepto: El producto o servicio que se está comercializando.
- Base imponible: El valor del criterio al que todavía no se le ha aplicado los tipos impositivos.
- Tipos impositivos al concepto: El IVA y/o el IRPF, según sea correcto.
Numeración de una factura rectificativa
Las facturas rectificativas, de la misma manera que una factura habitual, tienen que llevar obligatoriamente una secuencia de numeración concreta. Lo que es igual, de la misma manera que una factura habitual, debemos llevar un registro de ellas y, por esto, debemos adjudicar un número que la identifique como factura rectificativa.
Por lo general, para llevar el registro de las facturas rectificativas se utiliza la letra R. De esta forma, la primera factura rectificativa que hagamos va a tener la numeración R-1, la segunda que hagamos va a ser la R-2 y de esta forma consecutivamente.
Es por esto que recomendamos que utilicen un programa de facturación online, porque estos al introducirle que se trata de una factura rectificativa, te van a realizar la numeración de forma correcta y automática.
¿Cómo se hace una factura rectificativa de abono?
Una factura rectificativa de abono se ejecuta cuando existe alguna clase de error en la factura ordinaria en relación al precio del producto o servicio que se está comercializando, que tenga dentro algún error en el descuento aplicado.
Hace unos años, la regulación cambió el nombre a las facturas de abono y pasó a llamarlas facturas rectificativas, por lo cual una factura de abono es semejante a una factura rectificativa.
Mientras que se genere una devolución o permanezca un error en el valor o en los descuentos aplicados, hay que llevar a cabo un abono en una factura rectificativa. Hay que tomar en cuenta que, según el tipo de trámite que se genere, se puede ocasionar un abono positivo o un abono negativo.
¿Cómo llevar a cabo una factura rectificativa de abono efectiva?
Una factura rectificativa de abono efectiva es aquella factura rectificativa por la que recibiremos dinero. Lo que es igual, que hemos emitido una factura con un precio inferior al que deberíamos haber definido.
¿Cómo hacer una factura rectificativa de abono negativa?
Además, una factura de abono negativa es aquella factura rectificativa por la que debemos dinero. Lo que es igual, hablamos de una factura que soluciona a otra previo por la que hemos cobrado más dinero de lo que deberíamos.
Esta clase de facturas rectificativas son las que debemos hacer mientras que se genere una devolución.
¿Qué hay que llevar a cabo para anular una factura?
Para anular una factura, tenemos la posibilidad de llevar a cabo una factura rectificativa con el importe en negativo. Lo que es igual, si emites una factura con un importe de 20€ a un cliente y, al final, el cliente no la paga, tenemos la posibilidad de llevar a cabo una rectificativa con un importe de -20€ que anule el trámite.
Rectificación de una factura impagada
Si NO has cobrado una factura que has emitido a un cliente pero que SÍ has agregado a la afirmación, puedes llevar a cabo una factura rectificativa para recobrar el IVA comprado de la misma. Ten presente que esta circunstancia la puedes evadir con un programa de administración de tu facturación, que tiene como función supervisar tu facturación y completar los impuestos por ti.
Son muchas veces las que emitimos facturas en las que no cobramos y las declaramos a Hacienda en el período de tres meses correspondiente (IVA trimestral). Si deseamos recobrar el IVA comprado, tenemos la posibilidad de utilizar una factura rectificativa.
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